19) Komunikace

Komunikace

Vzájemnému dorozumívání lidí říkáme komunikace. Komunikací tedy rozumíme výměnu informací ve formě řeči, obrázků, textu nebo údajů. Současný prudký rozvoj komunikační a telekomunikační techniky podstatně rozšířil a usnadnil průběh komunikace. Nejpřirozenější a nejrozšířenější formou komunikace je přímí rozhovor mezi lidmi, jejich vzájemné jednání.

Ústní dorozumívání

Rozhovor mezi lidmi má velkou výhodou v tom, že umožňuje si v krátkém čase vyměnit velké množství informací. Při vedení ústního jednání bychom měli dodržovat několik zásad:
1) Vědět přesně, co chceme říci (zejména při větším počtu účastníků rozhovoru)
2) Dívat se posluchačům do očí
3) Mluvit pomalu, kontrolovat tempo řeči
4) Mluvit zřetelně, jasně a nahlas
5) Mluvit v krátkých větách, přesně formulovat
6) Hovořit sebevědomě, ale ne povýšeně
7) Opakovat jen tehdy, je-li to nezbytné ke zvýraznění důležité myšlenky
8) Oponovat konstruktivně a zdvořile
9) Vyvarovat se monotoního i příliš hlasitého projevu, měnit tón hlasu
10) Používat přirovnání (např. z běžného života, z historie, sportu a literatury)
11) Vyprávět vlastní zážitky, zkušenosti, ale bez přikrášlování a přehánění)
12) Dokázat pozorně naslouchat partnerovi
13) Číselné údaje přednášet pomalu a zřetelně
14) Svůj projev dokumentovat názorně diagramy, grafy, tabulkami atd.
15) Používat humor a vtip, ale vyvarovat se jízlivostí, „opatřených“ vtipů atd.
16) Občas se odmlčet s cílem podnítit zájem posluchačů
17) Jednat pozitivně s cílem dospět k oboustranně přijatému závěru

Komunikace se může odehrávat formou telefonického rozhovoru. Konferenční zapojení přístrojů umožňuje, aby se hovoru zúčastnilo více lidí současně. Videotelefon najde široké využití především v různých oblastech obchodního styku.

Písemné dorozumívání

Písemné dorozumívání má oproti ústnímu řadu výhod:
1) Je propracovanější
2) Informace bývají zpracovány zpravidla dříve
3) Písemnost slouží současně jako doklad
4) Obsáhlejší a složitější materiály je možné si připravit v klidu předem, je dost času promyslet různé varianty řešení
5) Při zpracování informací nejsme ničím rušeni

Nejrozšířenější formou písemného dorozumění je obchodní dopis. Pro pozdější potřeby vhodné ponechat si kopii obchodního dopisu.
Formuláře – jsou předtištěné písemnosti, do nichž se určité údaje pouze vpisují.
Interní (vnitřní) sdělení – obsahuje pouze velmi krátké a zcela věcné informace předávané mezi
vnitřními jednotkami podniku.
Korespondenční lístek – slouží ke krátkým oznámením zákazníků, která nemají důvěrný charakter
(např. zpráva o dokončené opravě přístroje)
Telegram – se používá k rychlím sdělením v písemné formě